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Essenszuschüsse und Verpflegung für Mitarbeiter ab 2020

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Es gehört schon fast zum guten Ton den Sachbezugswert für arbeitstägliche Mahlzeiten von Jahr zu Jahr anzupassen. Nicht zuletzt, weil Lebenshaltungskosten von Jahr zu Jahr steigen.
Allerdings ist dies nicht die einzige Änderung in 2020.

Was ist der Sachbezugswert?

Bei dem Sachbezugswert handelt es sich um einen geldwerten
Vorteil, der immer dann entsteht, wenn Arbeitnehmer von ihren Arbeitgebern neben dem Gehalt weitere Einkünfte erhalten, die nicht in Geld bestehen. Dazu zählen beispielsweise bereitgestellte Arbeitsmittel, Wohnraum oder auch Zuschüsse zur Verpflegung. Die Höhe der geldwerten Vorteile wird vom Gesetzgeber definiert und jährlich aufgrund steigender Lebenshaltungskosten angepasst.

© Spencer Davis | unsplash

Sachbezugswert Verpflegung

Für die Verpflegung Ihrer Mitarbeiter haben Sie die Möglichkeit arbeitstäglich einen steuerbegünstigten Zuschuss, beispielsweise für Mittagessen, zu gewähren. Hierfür ist der amtliche Sachbezugswert für Verpflegung anzusetzen. Dieser beträgt ab dem 01.01.2020 pro Mahlzeit 3,40 EUR und steigt somit um 10 Cent.

Der Sachbezugswert ist für Ihre Mitarbeiter steuerfrei und sozialversicherungsfrei, durch den Arbeitgeber mit
25 % pauschal zu versteuern.

Diesen Betrag können Arbeitgeber zusätzlich steuerfrei mit 3,10 Euro pro Mahlzeit bezuschussen und somit arbeitstäglich Mitarbeitern ab 2020 einen Essenszuschuss von insgesamt 6,50 Euro gewähren.

© Clint Bustrillos | unsplash

Lohnsteuerliche Voraussetzungen

Um Ihren Mitarbeitern steuerbegünstigt Essenszuschüsse zu gewähren, sind einige Voraussetzungen einzuhalten.

Zunächst dürfen Mitarbeiter nur für die Tage einen
Essenszuschuss erhalten, an denen diese auch tatsächlich mindestens 4 Stunden arbeiten. Dies gilt für Tätigkeiten in der Betriebsstätte des Arbeitgebers, wie auch für das Home-Office. Mitarbeiter, die im Jahresdurchschnitt 3 Tage im
Monat auswärts tätig sind, dürfen hingegen keinen Essenszuschuss erhalten. Hier steht der sogenannte Verpflegungsmehraufwand als Alternative zur Verfügung.

Weiterhin sollte die sogenannte 15-er-Regel Berücksichtigung finden. Bei Einhaltung dieser Regel entfallen Aufzeichnungspflichten für den Arbeitgeber für Fehltage der Mitarbeiter, bspw. bei Krankheit oder Urlaub. Folglich wird der Essenszuschuss pauschal für 15 Tage im Monat gewährt. Somit steht pro Mitarbeiter im Monat ein Betrag 97,50 EUR als Essenszuschuss zur Verfügung.

Verpflegungsmehraufwand – was ist das?

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine alternative Form des Essenszuschusses und speziell für die Mitarbeiter anzuwenden, die arbeitstäglich länger als 8 Stunden am Tag auswärts tätig sind.

Hier geht der Gesetzgeber davon aus, dass Mitarbeitern auf Grund ihrer Auswärtstätigkeit höhere Kosten für Verpflegung entstehen. Aus diesem Grund gibt es höhere Zuschussmöglichkeiten, die an die Dauer der Auswärtstätigkeit gekoppelt sind. Auch diese werden ab 2020 angepasst.

Auswärtstätigkeit

> 8 Stunden                14,00 Euro steuerfrei

24 Stunden                 28,00 Euro steuerfrei

Anreise/Abreise          14,00 Euro steuerfrei

© Massimo Rinaldi | unsplash

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